Hypothèques
Les documents hypothécaires et leur utilisation
Le service de la conservation des hypothèques créé à la Révolution a pour mission d’enregistrer l’ensemble des transactions foncières au sein d’un département. Le département de l’Ardèche était couvert par trois conservations des hypothèques : Largentière (fermée et transférée à Privas en 1926), Privas et Tournon-sur-Rhône. Les Archives départementales de l’Ardèche conservent cette documentation depuis l'an 7 (mai 1799) jusqu’au 31 décembre 1955, date de la réforme de l’administration des hypothèques.
Le principe de cette documentation hypothécaire est de regrouper des informations sur le nom des individus ou des sociétés, auquel une case est attribuée dès transmission des actes notariés. La copie, appelée transcription, de ces actes est accessible dans des registres de transcription (en savoir plus).
Pour accéder à un acte il faut connaître sa date, le nom, le ou les prénoms du propriétaire (et si possible sa date de naissance) et consulter successivement trois types de registres distincts :
- le registre indicateur de la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
- la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
- le répertoire des formalités hypothécaires
La consultation successive de ces registres constitue ce que l’on appelle une recherche de formalités. Elle permet de retrouver le numéro de volume et le numéro de l’acte recherché transcrit dans un registre de transcription.
IMPORTANT
Les registres de transcription contenant les actes n’ont pas été numérisés et sont uniquement accessibles sous forme d’originaux papiers en salle de lecture des Archives départementales.
Présentation du moteur de recherche
L’écran d’accueil propose une recherche guidée, permettant à travers quatre étapes successives de réaliser la recherche de formalités et d’obtenir les références de l’acte recherché dans le registre de transcription.
Pour effectuer une recherche vous devez obligatoirement connaitre :
- le bureau de conservation où se situe le bien (une carte vous permettra de le choisir en fonction de la commune concernée) ;
- le nom et le ou les prénoms de la personne ;
- la date de l’acte est facultative au début de la recherche.
Pour vous accompagner un formulaire de recherche est proposé afin que vous puissiez retranscrire l’ensemble des informations que vous aurez trouvé au fur et à mesure de votre avancée dans la recherche de formalités.
Vous devriez ainsi obtenir le numéro de volume, le numéro de l’article et la date précise de l’acte (relevés à l’étape 4). Muni de ces informations vous pourrez soit contacter les Archives départementales par courriel à archives@ardeche.fr soit vous présenter en salle de lecture aux heures d’ouverture habituelles pour consulter la transcription de l’acte.
Vous pouvez également consulter les vidéos d'aide à la recherche.
Définitions
Le service de la conservation des hypothèques
Créé à la Révolution, il a pour mission d’enregistrer l’ensemble des transactions foncières au sein d’un département et d’en assurer la publicité.
L'hypothèque est une sûreté constituée sur un bien immeuble qui est affectée au paiement d'une dette. Elle confère au créancier un droit de préférence et un droit de suite lui permettant d'en poursuivre la vente en quelque main que le bien se trouve.
L'hypothèque est inséparable d'un système de publicité foncière. Sa publication est essentielle à la sécurité des transactions immobilières réalisées tant par les professionnels que les particuliers. Cette formalité était accomplie à la conservation des hypothèques, qui était parfois appelé « bureau des hypothèques », et depuis le 1er janvier 2013 au service de la publicité foncière.
Les transcriptions hypothécaires sont des copies intégrales des actes impliquant une mutation de propriété. L’acte notarié ou sous seing privé ainsi recopié a pour but d’authentifier les transactions immobilières.
Registre indicateur de la table alphabétique du répertoire des formalités
Premier outil de recherche de la recherche de formalités, il sert à utiliser plus efficacement la table alphabétique qui, dans les faits, ne suit pas rigoureusement cet ordre. Le registre indicateur ne reprend que les noms de famille et donne, pour chacun d’eux, le numéro des volumes et de folio de la table alphabétique dans lesquels ils ont été inscrits.
Table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires
Deuxième outil de recherche de la recherche de formalités, elle renvoie aux numéros de volume et de case du répertoire des formalités hypothécaires (lequel n’est pas classé par ordre alphabétique). Le classement se fait au nom, avec indications du prénom, de la profession, du domicile et des numéros de volume et de case du répertoire des formalités hypothécaires.
Répertoire des formalités hypothécaires
Troisième outil de recherche de la recherche de formalités, chaque volume numéroté en continu se subdivise en cases, elles aussi numérotées en continu, ouvertes au nom du titulaire et s’étendant sur la double page : sur la page de gauche sont rassemblées, par ordre chronologique, les transcriptions, en indiquant le numéro du registre de formalité concerné et le numéro de l’acte, la date de la transcription, la nature de l’acte (vente, acquisition, don, saisie…), le prix et la radiation de la saisie s’il y a lieu. De la même manière, la page de droite rassemble les inscriptions, notées par ordre chronologique, avec pour chacune, le renvoi au registre concerné et le numéro de l’acte, la date de l’inscription, le montant de la créance, la radiation, la péremption ou le renouvellement.
Pour obtenir l’acte de transcription il convient de noter les références de transcription située sur la page de gauche.
Consiste en la consultation successive des trois types de documents (registre indicateur, table alphabétique et répertoire des formalités) permettant d’accéder aux informations de localisation ou d’identification de l’acte (numéro de volume et numéro d’article ou d’acte) dans les registres de transcriptions hypothécaires.
Registre sur lequel sont copiés ou transcrits les actes de mutation à la date et dans l’ordre de leur dépôt au bureau des hypothèques. Il est remplacé à compter de 1921 par des volumes de bordereaux reliés composés de la même manière. Il est à rappeler que de l’an VII à 1855, il ne s’agit que des donations entre vifs et des substitutions ou des actes transcrits à la volonté des parties. Après 1855, il s’agit en plus de l’ensemble des mutations à titre onéreux, des servitudes et des baux de plus de 18 ans. Après 1935, s’ajoutent les actes d’attestations notariés en cas de succession au profit d’un successible unique : les mutations par décès quand il y a indivision sont donc absentes.
